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Conseils voyage

Tout ce qu’il faut savoir sur le voyage d’affaires !

Un entrepreneur décide de prendre l’avion pour rencontrer son fournisseur afin de conclure la négociation et la signature d’un contrat. Il traverse des kilomètres à des fins professionnelles, on parle ici d’un voyage d’affaires. Quelle est la différence entre ce type de voyages et un voyage touristique et que voulons-nous dire par un voyage d’affaires ?

Le voyage d’affaires, ce qu’il faut savoir

Un voyage d’affaires fait figure de déplacement pour une opération à des buts professionnels. Autrement dit, quitter la zone d’activité et de travail ordinaire et parcourir une grande distance pour aller assister à des réunions, des conférences ou des foires.

Les frais d’un voyage d’affaires englobent les frais de transport principal, d’hébergement, de nourriture et d’autres frais accessoires, ces derniers sont couverts par la trésorerie et le budget de l’entreprise. Les frais de voyage donnent également droit à des réductions de frais d’impôt dans certaines conditions.

Qu’est-ce qu’englobe le voyage d’affaires ?

Les frais de voyage d’affaires couvrent l’ensemble des charges et des activités qui concernent la mission, on évoque le transport principal, l’hébergement et les repas, en plus des frais d’accessoire ou des faux frais. En d’autres termes :

  • Le transport principal comme l’avion, le train, le navire ou une voiture personnelle, etc.
  • Le transport secondaire, comme le bus ou le taxi ou d’autres transports depuis ou vers l’aéroport, l’hôtel, le salon de la foire, etc.
  • Les collations, les animations et les repas, comme le dîner, le déjeuner, etc.
  • La location des lieux d’hébergement, comme l’hôtel.
  • D’autres frais et charges occasionnels à l’image des services de bagages ou de personnel et de sécurité.

Pourquoi opter pour un voyage d’affaires ?

Alors qu’il existe plusieurs solutions pour éviter certains voyages d’affaires, comme une réunion par téléphone, par Skype, par Google Meet ou par d’autres moyens de communication virtuelle. Le voyage d’affaires joue un grand rôle dans les relations professionnelles.

Ce dernier permet d’effectuer une communication “face to face”, qui aide à améliorer et à développer la relation avec les partenaires, mais il pourra également présenter d’autres avantages, tout dépend du type de voyage.

Des réunions et conférences professionnelles

Lorsqu’on parle d’une réunion avec un potentiel partenaire pour négocier une offre ou bien renforcer la relation, une rencontre fera l’affaire. Assister aux conférences pourrait également fournir un potentiel de développement ou un renforcement de réseautage.

Les expositions et foires

Dans votre pays ou dans un autre coin du monde, présenter votre produit ou service dans des foires ou des expositions vous permettra de promouvoir ce que vous produisez, récolter les avis des clients et faire de la veille concurrentielle.

Les événements d’entreprise

On parle des réunions entre employés de l’entreprise si on parle d’une multinationale par exemple ou un accueil d’entreprise, cela servira à développer le réseautage essentiellement et à adapter un mode de communication plus efficace.

Les voyages de motivation

Ce sont des voyages d’affaires offerts par une entreprise à ses employés pour les motiver, le plus souvent, c’est lorsqu’ils réalisent leurs objectifs. La récompense de l’entreprise permettra à l’employé de se sentir fidélisé et encouragé, ce qui va l’inciter à travailler plus sérieusement.

Les raisons pour partir en voyage d’affaires

Il existe différentes raisons qui motivent à opter pour un voyage d’affaires :

  • Le plus important est le réseautage, car un déplacement professionnel vous permettra de construire une forte relation avec votre partenaire ainsi que de montrer vos compétences grâce à une communication face-to-face.
  • Contrôler la qualité : si vous envisagez d’acheter un produit ou une matière première, se présenter aux usines de vos fournisseurs vous permettra de contrôler la qualité de ce qui vous a été proposé et pourquoi pas, de tester des échantillons, ainsi que de préciser vos exigences et de négocier les conditions.
  • Contrôler le travail : c’est totalement pareil qu’avec vos fournisseurs, lorsqu’il s’agit de contrôler le travail effectué par votre équipe dans vos locaux et entrepôts ou bien l’environnement de travail, ces conditions ne sont jamais détaillées dans les rapports déposés sur votre bureau, donc, il vaut mieux se déplacer pour les inspecter.
  • Être plus présent et faire l’affaire : être présent aux réunions, aux conférences et aux événements vous permettra de développer votre réseautage, de conclure plus d’affaires, d’être plus visible sur le marché et donc devancer vos concurrents.
  • Motiver et inciter vos collaborateurs : le voyage de motivation ou une formation à l’étranger visent à motiver, à inciter les employés et à les impliquer dans des événements à des fins professionnelles.